OnBaseソリューションについてのお見積等、お気軽にお問合わせください。
企業間の取引には簡単なものから複雑なものまで数多くの契約が存在し、多くの契約プロセスにおいて社内承認の手続きと多様なドキュメントの回覧を必要とします。 契約は多くの企業にとってビジネスの根幹となる極めて重要なプロセスであるため、基本契約など高度な契約であるほど必要な書類が増加し、社内手続きも複雑化していきます。 これら契約における申請ミスや必要書類の不足によって引き起こされる承認サイクルの長期化を防止するために、契約プロセスの厳密な定義と、プロセス上で必要となる書類の精査により、契約管理を最適化することが重要になります。
しかし契約管理を最適化しても、契約手続きを紙の書類をベースにした手動のプロセスで行っている限り、最適化の効果は限定的であり、契約のリードタイムを短縮するには限界があります。
OnBaseで文書の一元管理とワークフローによるプロセス定義を行えば、誰でも同じ手順で契約業務を行うことと、契約に必要な文書を漏れなく網羅することが可能になり、結果として担当者ごとの成果のばらつきを抑えます。 また契約文書の承認チェックや担当者間の文書受け渡しはOnBaseにより自動的に処理され、契約行為が開始してから完了するまでに必要とする時間を短縮します。
重要な契約書類は厳密な保護を行い、紛失や改ざんのリスクを排除する必要があります。 しかし、だからといって紙文書を金庫にしまっていては必要な情報を素早く参照できず、新たなビジネスチャンスの検討に遅れを生じさせる原因になりかねません。
重要なのは文書の種類によって参照範囲や編集権限のセキュリティを与えることと、万が一文書に事故が起こった際に問題を解決するための証跡管理です。 OnBaseは文書に対して柔軟かつ高いセキュリティ設定が可能であり、企業の文書へのリスクを低減します。 また、ユーザが文書に実施したあらゆる操作を自動的に履歴として保存するため、監査や問題発生時の調査資料として活用が可能。事後のセキュリティ強化に役立てます。
契約情報は必要なメンバーに共有され、簡単に目的の情報にたどり着けることで、状況を正しく判断することを可能にします。
閉鎖的に管理されていた文書を適切に公開することで、情報の管理者はこれまで情報提供の依頼によって費やされていた文書検索の時間を他の業務に割り当てることが可能になります。 また、業務プロセスの可視化によって、申請者や承認者は業務手続きがどこまで進行しているのかが瞬時に判別可能になり、業務上の問題を早期に発見し解決に繋げることができます。
